Invoice pembayaran bertahap membagi nilai proyek ke beberapa tagihan yang terhubung dengan hasil kerja. Setiap invoice harus menyebut termin yang sedang ditagih, dasar tahapnya, nominal, dan sisa proyek. Klien tidak perlu menebak apakah tagihan itu DP, tahap tengah, atau pelunasan.
Yang perlu diingat
- Bagi pembayaran berdasarkan hasil atau milestone yang dapat dikenali bersama.
- Gunakan nomor invoice baru untuk setiap termin.
- Tampilkan pembayaran terdahulu dan sisa nilai proyek sebagai ringkasan.
Tentukan milestone sebelum membuat invoice
Termin bukan sekadar membagi total menjadi beberapa angka. Setiap termin perlu terhubung dengan tahap kerja yang dapat dijelaskan dan diperiksa. Untuk proyek desain, tahapnya bisa berupa persetujuan konsep, persetujuan desain utama, lalu penyerahan file final. Untuk pengembangan situs, tahapnya dapat mengikuti desain, versi uji, dan penyerahan akhir.
Masukkan urutan tahap dan nilainya dalam proposal atau persetujuan proyek sebelum pekerjaan dimulai. Invoice hanya merujuk pada kesepakatan ini. Jangan memakai invoice termin untuk memasukkan pekerjaan tambahan atau mengubah persentase tanpa konfirmasi. Biaya tambahan perlu dipisahkan agar saldo proyek utama tetap akurat.
Pilih milestone yang tidak terlalu abstrak. “Setelah progres berjalan” sulit dicocokkan karena tiap pihak dapat memaknainya berbeda. “Setelah desain utama disetujui” lebih jelas karena kedua pihak tahu hasil apa yang menjadi dasar tagihan. Catat persetujuan tahap itu di jalur komunikasi proyek sebelum mengirim invoice.
Isi setiap invoice termin
Gunakan nomor invoice unik dan tulis nomor termin pada deskripsi. Identitas klien, nama proyek, tanggal terbit, jatuh tempo, dan detail pembayaran tetap diperlukan pada setiap invoice. Walau klien sudah menerima invoice pertama, invoice kedua harus dapat dipahami sebagai dokumen mandiri.
Deskripsi item perlu menyebut tahap dan hasil yang menjadi dasar tagihan. Tulis “Termin 2, desain utama disetujui untuk situs profil perusahaan” daripada “pembayaran kedua”. Nama yang spesifik membantu bagian administrasi mencocokkan invoice dengan pekerjaan yang telah diterima tim proyek.
Di bawah total tagihan, tulis ringkasan nilai proyek, pembayaran yang sudah diterima, dan sisa setelah invoice ini dibayar. Ringkasan tidak ikut dijumlahkan sebagai item. Tujuannya memberi konteks angka, bukan menagih ulang seluruh nilai proyek.
Langkah praktis membuat invoice pembayaran bertahap
1. Buat daftar tahap dan nominal
Salin jadwal dari kesepakatan proyek ke satu catatan. Beri urutan nomor, dasar tagihan, nominal atau persentase, serta status pembayaran. Catatan ini menjadi acuan saat Anda menyiapkan invoice berikutnya. Jangan mengandalkan file invoice lama saja untuk mengetahui sisa proyek.
2. Konfirmasi hasil tahap sebelum menagih
Kirim ringkasan hasil tahap kepada kontak proyek bila perlu. Setelah hasil diterima atau disetujui sesuai kesepakatan, buat invoice termin. Konfirmasi ini bukan formalitas tambahan. Konfirmasi membantu mencegah invoice tiba sebelum klien memahami alasan tagihannya.
3. Hitung saldo dari pembayaran yang diterima
Kurangkan hanya pembayaran yang benar-benar masuk dan telah cocok dengan nomor invoice. Jangan menganggap invoice terkirim sebagai pembayaran. Jika termin sebelumnya belum dibayar, jangan menghapusnya dari ringkasan saldo. Catat status tersebut dan ikuti proses penagihan yang telah disepakati.
4. Kirim dengan konteks yang lengkap
Pesan pengantar sebaiknya menyebut nomor invoice, tahap proyek, nominal, dan jatuh tempo. Sertakan penerima administrasi bila proses klien memerlukannya. Gunakan contoh payment terms untuk menulis ketentuan pembayaran yang konsisten.
Ilustrasi jadwal tagihan proyek
Ilustrasi: proyek situs profil perusahaan bernilai Rp15.000.000. Kedua pihak menyepakati tiga tahap. Angka berikut hanya contoh penyusunan invoice, bukan aturan pembagian yang wajib dipakai semua proyek.
| Termin | Dasar tagihan | Nilai |
|---|---|---|
| 1 | DP setelah proposal disetujui | Rp4.500.000 |
| 2 | Desain utama disetujui | Rp6.000.000 |
| 3 | Situs dan file akhir diserahkan | Rp4.500.000 |
Ilustrasi invoice termin 2: item berbunyi “Termin 2, desain utama situs profil perusahaan disetujui”. Total tagihan Rp6.000.000. Ringkasan menunjukkan nilai proyek Rp15.000.000, pembayaran termin 1 Rp4.500.000, dan sisa setelah termin 2 dibayar Rp4.500.000. Nomor invoice termin 2 harus berbeda dari nomor termin 1.
Pisahkan biaya tambahan dari termin proyek
Pekerjaan tambahan dapat muncul setelah proyek berjalan. Jangan memasukkannya diam-diam ke nominal termin yang sudah disepakati. Jelaskan tambahan pekerjaan, nominal, dan persetujuannya sebagai item atau invoice terpisah. Pembaca tetap dapat melihat nilai proyek awal tanpa mencampurkan perubahan lingkup.
Panduan cara mencatat biaya tambahan membantu Anda menulis tambahan dengan dasar yang mudah dicek. Jika termin pertama berbentuk uang muka, gunakan juga cara membuat invoice DP agar catatan awal dan termin berikutnya tersambung.
Cek sebelum mengirim
- Tahap yang ditagih sesuai kesepakatan tertulis.
- Hasil tahap sudah dikonfirmasi sesuai proses proyek.
- Nomor termin dan nomor invoice ditulis jelas.
- Nominal sesuai jadwal, bukan perkiraan baru.
- Pembayaran terdahulu hanya mencakup dana yang sudah diterima.
- Sisa nilai proyek dapat ditelusuri dari ringkasan.
- Jatuh tempo dan rekening pembayaran sudah dicek.
Jaga setiap termin mudah dibaca
Invoice bertahap yang baik memberi satu jawaban pada setiap tahap: pekerjaan apa yang ditagih, berapa nilainya, dan berapa sisa proyek. Buat jadwal sejak awal, gunakan deskripsi spesifik, lalu perbarui catatan setelah pembayaran diterima. Alur ini menjaga percakapan pembayaran tetap berdasarkan dokumen yang sama.
Arsipkan setiap tahap dalam satu catatan proyek
Simpan proposal, invoice setiap termin, bukti pembayaran, dan persetujuan tahap dalam folder proyek yang sama. Beri nama file dengan nomor invoice serta tanggal agar mudah ditemukan. Saat klien menanyakan saldo, Anda dapat membuka catatan tersebut dan menjelaskan posisi proyek tanpa menebak angka dari percakapan lama.
Catatan sederhana dapat berisi nomor termin, tanggal invoice dikirim, nominal, status pembayaran, dan tahap berikutnya. Perbarui setelah dana benar-benar diterima. Kebiasaan ini membantu Anda melihat jika ada invoice yang belum ditindaklanjuti, sekaligus menjaga invoice pelunasan tetap memakai saldo yang benar.
Invoicid membantu Anda menyusun item, klien, jatuh tempo, rekening pembayaran, dan bukti bayar dalam invoice yang siap dibagikan. Periksa detail tahap sebelum mengirim.